Руководство одобрило идею, и теперь закупка спортивной формы для сотрудников лежит на офис-менеджере, специалисте по закупкам или HR. Нужно не просто найти, где пошить футболки, а провести покупку так, чтобы бухгалтерия приняла документы, а форма подошла людям по размеру. Сначала выясните, по каким правилам закупает ваша организация, затем составьте короткое техническое задание и запросите расчёт у производителя. Ниже порядок действий и список документов, которые даёт Nerosport.
Закупка спортивной формы для сотрудников начинается с выбора правил: коммерческая компания решает сама, а заказчики по 44-ФЗ и 223-ФЗ действуют по закону и положению о закупке. В техническом задании форму описывают характеристиками: ткань по свойствам, цвета, нанесение, размерная ведомость, количество. Nerosport работает по договору и счёту, маркирует продукцию в системе «Честный знак», даёт гарантию 1 год.
По каким правилам закупает ваша организация
От ответа на этот вопрос зависит, сколько бумаг понадобится и как выбирать поставщика.
- Коммерческая компания без госучастия. Действует по своим внутренним правилам: обычно достаточно согласовать бюджет, выбрать производителя, заключить договор и оплатить счёт.
- Заказчики по Закону № 223-ФЗ. К ним относятся, в частности, государственные корпорации и компании, субъекты естественных монополий, автономные учреждения и ряд обществ с долей государства. Они закупают по собственному положению о закупке, где прописаны способы закупки и порядок обоснования цены.
- Государственные и муниципальные заказчики по Закону № 44-ФЗ. Здесь правила жёстче: описание объекта закупки, обоснование начальной цены и выбор поставщика регулирует закон.
Если вы не уверены, к какой группе относится организация, спросите юриста или контрактную службу до того, как писать поставщикам. Мы работаем с юрлицами и физлицами по договору, а форма закупки определяется на вашей стороне.
Определите правила закупки в первый же день, от них зависит формат запроса к поставщику.
Что вписать в техническое задание на спортивную форму
Хорошее ТЗ экономит неделю переписки и защищает от того, что привезут «не то». Для заказчиков по 44-ФЗ статья 33 закона требует описывать объект закупки через функциональные, технические и качественные характеристики, а указание на товарный знак допускается, в частности, со словами «или эквивалент». Этот подход удобен и для коммерческой компании: вы описываете, что нужно, а не чей бренд.
Минимальный состав ТЗ на форму:
- Наименование и состав комплекта: например, футболка спортивная и шорты, или спортивный костюм, или поло.
- Требования к ткани по свойствам: отводит влагу, быстро сохнет, устойчива к зацепам, есть антибактериальная пропитка. Свойства формулируйте так, чтобы их можно было проверить по описанию ткани.
- Цвета: коды из брендбука или описание словами.
- Нанесение: логотип организации, его место и размер на макете, способ (сублимационная печать, вышивка, шелкография).
- Размерная ведомость: количество по размерам и моделям, мужская и женская.
- Маркировка: требование маркировки средствами идентификации в системе «Честный знак».
- Гарантийный срок и порядок приёмки.
- Срок поставки с учётом времени на согласование макета.
ТЗ из восьми пунктов выше закрывает почти все вопросы производителя, и расчёт придёт без уточнений по кругу.
Как обосновать закупку и цену
Обоснование отвечает на два вопроса: зачем организации форма и почему такая цена. Первый вопрос решается служебной запиской: участие в корпоративной спартакиаде, отраслевом турнире, спортивный праздник для сотрудников, единый вид команды на внешнем мероприятии.
С ценой сложнее. В Законе № 44-ФЗ (статья 22) первым из методов определения начальной цены назван метод сопоставимых рыночных цен, то есть анализ рынка: заказчик собирает сведения о ценах идентичных или однородных товаров. В закупках по 223-ФЗ порядок обоснования цены задаёт положение о закупке конкретной организации. В обоих случаях пригодятся расчёты от нескольких производителей на одинаковое ТЗ.
Для ориентира в каталоге nerosport.ru стартовые цены такие: спортивные футболки с сублимационной печатью от 1290 ₽, поло от 1990 ₽, лонгсливы от 1690 ₽, спортивные костюмы от 6900 ₽. Это цена «от»: итог менеджер называет по вашему ТЗ, ткани, нанесению и количеству. Чтобы сравнение было честным, запрашивайте у всех поставщиков расчёт по одному и тому же описанию.
Отправить техническое задание и получить расчёт
Служебная записка объясняет цель, расчёты по одинаковому ТЗ объясняют цену.
Какие документы вы получите от производителя
Пакет документов лучше согласовать до подписания договора, чтобы на приёмке не выяснилось, что бухгалтерии нужно что-то ещё.
| Документ или условие | Что это даёт заказчику | Когда появляется |
|---|---|---|
| Договор | фиксирует состав, цену, сроки и ответственность сторон | после согласования макета, оформление занимает 1 день |
| Счёт | основание для оплаты от юрлица или физлица | вместе с договором |
| Маркировка «Честный знак» | изделия имеют средства идентификации | при производстве партии |
| Сертификаты на продукцию | подтверждают соответствие, их копии можно приложить к делу закупки | по запросу к договору |
| Гарантия 1 год | распространяется на одежду и печать | действует на поставленные изделия |
Если ваша бухгалтерия работает с определённым набором закрывающих документов, перечислите его в заявке. Менеджер подтвердит, что войдёт в пакет, до выставления счёта.
Список документов - такая же часть заявки, как размеры и логотип, и согласовать его нужно на старте.
Что нужно бухгалтерии
Порядок учёта формы определяет ваш бухгалтер. Закупщику полезно знать два общих правила, чтобы собрать бумаги без пробелов.
Первое: по статье 9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни оформляется первичным учётным документом. Значит, закупка формы должна быть подтверждена документами, а не перепиской в мессенджере.
Второе: статья 252 Налогового кодекса признаёт расходами обоснованные и документально подтверждённые затраты. Цель закупки обычно описывают в служебной записке, а подтверждением служат договор, счёт и закрывающие документы.
Передайте бухгалтеру служебную записку, договор, счёт и закрывающие документы одним комплектом, а вопрос учёта оставьте ему.
Порядок закупки по шагам
Когда правила и ТЗ ясны, закупка у производителя проходит предсказуемо. Сроки этапов взяты с сайта Nerosport:
- Запрос. Вы отправляете ТЗ, логотип и ведомость. Ответ по заявке на сайте обещан за 15 минут, детальный расчёт стоимости занимает 1-3 часа.
- Макет. Дизайнер готовит вид изделий с логотипом в фирменных цветах за 2-4 дня. Можно взять один из более чем 45 бесплатных готовых дизайнов и перекрасить его под организацию.
- Договор и счёт. Оформление занимает 1 день, затем партия уходит в работу.
- Пошив. 10-14 дней на раскрой, нанесение и шитьё партии.
- Доставка. Отправляем по России, срок для вашего региона менеджер назовёт заранее.
Самое долгое звено обычно на стороне заказчика: внутреннее согласование макета и договора. Если у организации жёсткая дата, сообщите её при первом запросе, на сайте заявлена возможность срочного изготовления. О том, что ускоряет и что тормозит пошив, подробно рассказано в статье про сроки пошива спортивной формы.
Закладывайте в план закупки не только производство, но и свои согласования, иначе срок сдвинется ещё до пошива.
Приёмка и выдача формы сотрудникам
Когда партия пришла, сверьте её с ведомостью: количество по размерам и моделям, цвет, расположение логотипа по утверждённому макету. Удобно сразу разложить изделия по отделам или фамилиям, если в ведомости это было указано.
Для выдачи используйте ту же таблицу, по которой собирали размеры: сотрудник получает свою форму, а в таблице появляется отметка. Это пригодится, если позже кто-то попросит замену размера или к команде присоединятся новые люди.
Если форма нужна под конкретное событие, полезно заранее продумать состав комплекта и стиль. Об этом мы писали в статье про корпоративную спортивную форму. А если в заказ входят поло для руководителей и персонала, посмотрите материал про поло с логотипом.
Запросить расчёт по ведомости и пакет документов
Ведомость размеров работает трижды: для расчёта, для приёмки и для выдачи формы людям.
Частые вопросы
Какой минимальный объём закупки?
На сайте указан заказ от 10 изделий. Для организаций это обычно небольшой порог: одна команда на турнир уже его закрывает.
Можно ли оплатить заказ не с расчётного счёта компании?
Оплата по счёту возможна и от юрлица, и от физлица. Какой вариант выбрать, решают в организации.
Как указать в ТЗ ткань, не называя бренд?
Опишите свойства: отводит влагу, быстро сохнет, устойчива к зацепам, антибактериальная пропитка, плотность средняя или лёгкая. По таким признакам производитель подберёт полотно из своего ассортимента.
Что будет, если после стирок испортится печать?
На одежду и печать действует гарантия 1 год. Сублимационный принт находится внутри волокна и рассчитан на многократную стирку.
Можно ли сначала обсудить закупку без официального запроса?
Да, напишите в Telegram Nerosport: опишите, сколько людей и какие изделия нужны, и менеджер подскажет, что включить в ТЗ.